Cuốn sổ bếp ghi mười năm mà để gần bếp thì có ngày dính dầu, ướt nước, hoặc đơn giản là mất. Ảnh trong điện thoại cũng biến mất cùng cái điện thoại.
Sao lưu là việc nhàm chán nhưng phải làm, và làm sớm.
Chụp sổ giấy
Chụp từng trang một. Đừng chụp hai trang một khung.
Đủ sáng và thẳng. Đọc lại được.
Dùng chế độ quét tài liệu. Nhiều điện thoại có sẵn.
Chế độ đó tự cắt và làm phẳng. Tiện hơn chụp thường.
Chụp cả bìa và gáy. Nhận diện cuốn nào.
Chụp mục lục. Tra được.
Đặt sổ trên nền tối. Máy nhận viền dễ hơn.
Tránh bóng của tay che. Đặt sổ xuống bàn.
Kiểm lại xem có trang nào mờ. Chụp lại ngay.
Chụp một lần cả cuốn. Đừng chụp lắt nhắt.
Dành một buổi tối là xong. Đáng bỏ ra.
Chụp lại phần mới mỗi tháng. Giữ bản sao cập nhật.
Xuất thành một file cho mỗi cuốn. Gọn.
Một cuốn sổ đã chụp lại thì mất bản gốc vẫn còn nội dung, đó là lý do nên làm ngay chứ không đợi. Việc một buổi.
Gõ lại phần quan trọng
Không cần gõ hết. Chọn phần hay dùng.
Gõ công thức nấu thường. Mười tới hai mươi món.
Gõ bảng quy đổi. Tra nhanh.
Gõ bảng định lượng. Dùng khi tính tiệc.
Gõ thuật ngữ đã chọn cách dịch. Giữ nhất quán.
Giữ nguyên cách ghi của mình. Không viết lại cho văn vẻ.
Gõ dần mỗi ngày một ít. Đừng ép gõ hết một lúc.
Gõ lúc nấu món đó. Vừa nấu vừa đối chiếu.
Sửa chỗ sai trong lúc gõ. Ghi chú lại đã sửa gì.
Đánh dấu chỗ mình chưa chắc. Kiểm sau.
Gõ vào ứng dụng tìm kiếm được. Lợi ích chính.
Hoặc vào bảng tính. Nếu nhiều số liệu.
Xuất bản sao định dạng văn bản thuần. Đọc được bằng mọi phần mềm.
Bản gõ lại tìm kiếm được là thứ dùng hàng ngày, còn bản chụp là bản lưu trữ. Hai vai trò khác nhau.
Đặt tên file có hệ thống
Đặt tên ngay khi lưu. Không để tên mặc định.
Bắt đầu bằng ngày tháng. Năm tháng ngày để sắp tự động.
Rồi tới tên món. Không dấu cho an toàn.
Rồi tới loại file. Ảnh, công thức, nháp.
Không dùng khoảng trắng. Dùng gạch ngang.
Không dùng ký tự đặc biệt. Gây lỗi.
Giữ cùng một quy tắc cho mọi file. Quan trọng nhất.
Ghi quy tắc ra một chỗ. Để nhớ.
Thư mục theo năm. Rồi theo tháng nếu nhiều.
Thư mục riêng cho ảnh gốc. Và ảnh đã chỉnh.
Thư mục riêng cho bản chụp sổ. Tách khỏi ảnh món.
Đổi tên hàng loạt bằng công cụ. Nếu đã lỡ đặt lung tung.
Dọn thư mục mỗi quý. Xoá file thừa.
Một quy tắc đặt tên đơn giản mà giữ nguyên nhiều năm đáng giá hơn mọi phần mềm quản lý phức tạp. Chọn quy tắc rồi giữ.
Chọn nơi lưu
Không để một chỗ duy nhất. Nguyên tắc cơ bản.
Ba bản ở hai nơi khác nhau. Quy tắc quen thuộc.
Một bản trên máy tính. Bản làm việc.
Một bản trên ổ cứng ngoài. Bản sao lưu.
Một bản trên đám mây. Phòng cháy mất nhà.
Dịch vụ đám mây miễn phí đủ cho việc này. Dung lượng nhỏ.
Kiểm dung lượng còn trống. Đầy thì không sao lưu nữa.
Ảnh gốc chiếm nhiều chỗ nhất. Cân nhắc nén.
Giữ ảnh gốc cho bài quan trọng. Xoá bớt ảnh nháp.
Ổ cứng ngoài cũng hỏng. Đừng tin một mình nó.
Kiểm ổ cứng mỗi năm. Mở thử vài file.
Đổi ổ mới sau vài năm. Ổ cũ không đáng tin.
Không lưu mật khẩu trong cùng chỗ. An toàn.
Ba bản ở hai nơi nghe cầu kỳ nhưng làm một lần rồi tự động thì không tốn công gì thêm. Đặt chế độ tự sao lưu.
Lịch sao lưu
Đặt lịch cố định. Không sao lưu tuỳ hứng.
Mỗi tháng một lần là đủ. Với việc nhà.
Mỗi tuần nếu viết blog đều. Nhiều dữ liệu mới.
Bật tự động cho đám mây. Không phải nhớ.
Sao lưu tay ra ổ cứng. Phần này phải nhớ.
Đặt nhắc trong lịch. Cùng ngày mỗi tháng.
Sao lưu ngay sau khi làm việc lớn. Chụp cả loạt ảnh, viết bài dài.
Kiểm bản sao lưu định kỳ. Mở thử vài file.
Sao lưu mà không kiểm là sao lưu giả. Nhiều người phát hiện khi đã muộn.
Ghi ngày sao lưu gần nhất. Vào sổ hoặc file ghi chú.
Giữ vài bản của các thời điểm khác nhau. Phòng lỗi lan.
Không ghi đè bản cũ ngay. Giữ bản trước một thời gian.
Dọn bản quá cũ mỗi năm. Tiết kiệm chỗ.
Sao lưu là việc chỉ thấy giá trị đúng một lần trong đời, nhưng lần đó thì nó cứu tất cả. Làm đều đặn.
Chia sẻ và truyền lại
Chia sẻ bản số hoá với người nhà. Nhiều người muốn có.
Gửi qua đám mây có phân quyền. Ai cũng xem được.
In một bản cho người lớn tuổi. Họ không dùng máy.
In đóng thành tập. Món quà rất được quý.
Ghi rõ nguồn gốc từng phần. Của ai, ghi năm nào.
Mời người nhà bổ sung. Sổ chung của cả nhà.
Ghi tên người đóng góp. Ghi nhận.
Đăng phần công khai được lên blog. Nếu gia đình đồng ý.
Giữ riêng phần họ muốn giữ riêng. Tôn trọng.
Nói rõ với người nhà về nơi lưu. Để họ tìm được khi cần.
Ghi mật khẩu vào chỗ người nhà biết. Phòng xa.
Cập nhật bản chia sẻ hàng năm. Thêm phần mới.
Dạy người trẻ trong nhà cách ghi. Truyền thói quen.
Một cuốn sổ bếp số hoá và chia sẻ tử tế là thứ còn lại rất lâu sau khi người ghi nó không còn nấu nữa. Nghĩ dài hạn khi làm.
